En nuestra siguiente entrada de blog vamos a contar todo lo que tienes que saber sobre la documentación laboral.
El departamento laboral es uno de los pilares fundamentales en la gestión de cualquier empresa. Su correcta organización documental no solo garantiza el cumplimiento de la legislación vigente, sino que también protege a la empresa ante posibles inspecciones y facilita la resolución de incidencias laborales.
En 360 LABORAL, expertos en consultoría laboral y gestión externalizada, te explicamos qué documentación debe tener el departamento laboral en 2025 para operar con seguridad y eficiencia.
Importancia de la documentación laboral en la empresa
Mantener una documentación laboral completa y actualizada es clave por varias razones:
- Cumplimiento normativo La legislación laboral española exige conservar y poner a disposición ciertos documentos en caso de inspección de trabajo.
- Prevención de sanciones La falta de documentación o errores en la misma pueden suponer sanciones económicas y legales.
- Gestión eficiente Una adecuada organización documental facilita la gestión diaria y la toma de decisiones en materia de recursos humanos.
- Transparencia y confianza Disponer de toda la información laboral accesible mejora la relación entre empresa y trabajadores.
Documentación imprescindible en el departamento laboral
1. Contratos de trabajo
Todos los contratos laborales, junto con sus prórrogas, modificaciones y anexos, deben estar archivados y disponibles. Es fundamental conservar tanto los contratos vigentes como los de trabajadores que ya no están en la empresa durante al menos 4 años tras su baja, según la normativa actual.
2. Nóminas y recibos de salarios
Las nóminas, justificantes de pago y resguardos bancarios son esenciales. La empresa debe guardar estos documentos durante un mínimo de 4 años, ya que pueden ser requeridos en inspecciones de trabajo o reclamaciones por parte de los empleados.
3. Boletines de cotización y Seguros Sociales
Los documentos de cotización a la Seguridad Social (TC1, TC2, actualmente modelos RLC y RNT), así como los justificantes de pago, deben conservarse durante 4 años. Estos documentos acreditan el cumplimiento de las obligaciones con la Seguridad Social.
4. Documentación de prevención de riesgos laborales
El plan de prevención, evaluaciones de riesgos, informes de vigilancia de la salud, certificados de formación y registros de entrega de EPIs (equipos de protección individual) son obligatorios. Esta documentación demuestra la protección de la salud y seguridad de los trabajadores.
5. Control de jornada y registros de horario
Desde 2019, es obligatorio llevar un registro diario de la jornada de todos los empleados, incluidos los contratos a tiempo completo y parcial. Estos registros deben conservarse durante 4 años y estar disponibles para inspección.
6. Comunicaciones a la autoridad laboral
Las notificaciones de altas, bajas y variaciones de datos en la Seguridad Social, así como los contratos comunicados al SEPE, deben estar archivados. También deben conservarse las comunicaciones de despidos, sanciones, expedientes disciplinarios y cualquier documento remitido a la administración laboral.
7. Documentación de representación legal de los trabajadores
En caso de existir representación sindical, deben conservarse las actas de elecciones, comunicaciones, acuerdos y cualquier documento relacionado con la negociación colectiva.
8. Permisos, licencias y bajas
Toda la documentación relativa a permisos retribuidos, excedencias, bajas médicas (IT), maternidad/paternidad, vacaciones y justificantes debe estar ordenada y accesible.
9. Políticas internas y protocolos
Las directrices internas sobre igualdad, acoso laboral, teletrabajo o desconexión digital, así como los protocolos de actuación y los comunicados relevantes, forman parte de la documentación obligatoria del departamento laboral.
¿Cómo organizar la documentación laboral en 2025?
La digitalización es una tendencia imparable en la gestión documental. Utilizar plataformas online seguras, como las que empleamos en 360 LABORAL, permite almacenar, clasificar y acceder a la documentación de forma ágil y cumpliendo con la protección de datos. Además, facilita la trazabilidad y evita la pérdida de información.
Es clave establecer un sistema de acceso restringido, copias de seguridad automáticas y una política clara de conservación y destrucción de documentos. De este modo, tu empresa estará preparada ante cualquier requerimiento legal y ganará en eficiencia.
Conclusión
La correcta gestión y conservación de la documentación laboral no solo es una obligación legal, sino una garantía para la estabilidad y la seguridad de la empresa.
En 360 LABORAL ayudamos a empresas de todos los tamaños a mantener su documentación laboral al día, asegurando el cumplimiento normativo y una gestión eficiente.
Si necesitas externalizar tu departamento laboral o mejorar tus procesos documentales, contacta con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte a estar siempre al día.
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