En los últimos años, una nueva expresión ha cobrado fuerza en el mundo empresarial: el canal de denuncias obligatorio. Y no, no se trata de una moda pasajera ni de una simple exigencia burocrática. Estamos ante una herramienta clave para la prevención de delitos, el cumplimiento normativo (compliance) y, sobre todo, para garantizar un entorno laboral seguro, íntegro y transparente.
¿Por qué es obligatorio este canal de denuncias?
El canal de denuncias es una exigencia legal establecida por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Esta ley transpone la Directiva (UE) 2019/1937, también conocida como la Directiva Whistleblowing, al ordenamiento jurídico español.
Desde el 1 de diciembre de 2023, todas las empresas con 50 o más empleados están obligadas a tener implementado un sistema interno de información (canal de denuncias). También deben contar con este canal ciertas entidades del sector público, así como otras empresas privadas, incluso con menos de 50 trabajadores, si están sujetas a normativas sectoriales como la prevención del blanqueo de capitales (por ejemplo, asesorías, despachos de abogados, inmobiliarias, etc.).
Artículo 10 de la Ley 2/2023 establece claramente esta obligación, así como las características mínimas que debe cumplir el sistema.
Ventajas de tener un canal de denuncias
Más allá de la obligación legal, un canal de denuncias bien diseñado y gestionado aporta múltiples beneficios:
- Prevención de delitos y conflictos internos: permite detectar y corregir irregularidades antes de que escalen.
- Protección jurídica de la empresa: sirve como medida de defensa frente a posibles procedimientos judiciales o sancionadores.
- Fomento de una cultura de integridad y ética: mejora el clima laboral y fortalece la confianza entre empleados y dirección.
- Evita daños reputacionales y sanciones económicas graves.
¿Qué requisitos debe cumplir el canal de denuncias?
No basta con cualquier herramienta. El canal debe cumplir con los requisitos exigidos por la ley, que son muy claros:
- Confidencialidad: la identidad del informante debe estar protegida.
- Anonimato: debe permitir, aunque no exigir, la denuncia anónima.
- Accesibilidad: todos los empleados y colaboradores deben tener fácil acceso.
- Gestión diligente: debe contar con un responsable del sistema y un protocolo de tramitación.
- Registro seguro y conservado: debe garantizar la integridad de la información y su conservación durante un mínimo de 3 años.
- Protección del denunciante: se prohíbe cualquier represalia y se prevé asistencia legal y apoyo, incluso psicológico.
¿Cómo se implementa correctamente?
Los pasos clave para implementar correctamente el canal de denuncias son:
- Evaluar las necesidades de la empresa según su tamaño, estructura y sector.
- Seleccionar una solución tecnológica segura y conforme a la ley.
- Designar al Responsable del Sistema (puede ser una persona física o jurídica, interna o externa).
- Establecer un procedimiento interno de gestión de denuncias.
- Formar al personal sobre el funcionamiento del canal.
- Informar públicamente de su existencia, a través de la web o medios accesibles para empleados y terceros.
Importante: el canal debe integrarse dentro del sistema general de cumplimiento normativo (compliance program) de la empresa.
Claves para una gestión eficaz del canal de denuncias
No todo es instalar un software y olvidarse. Es esencial contar con un equipo, interno o externo, que gestione las denuncias con profesionalidad y confidencialidad. Además, conviene revisar periódicamente el funcionamiento del canal para detectar mejoras y garantizar siempre la protección del denunciante.
¿Qué riesgos existen si no se implanta?
Ignorar la ley no es una buena idea. Las sanciones por no contar con un canal de denuncias obligatorio pueden ser muy elevadas, y el daño reputacional puede ser aún peor. Además, se pierde la oportunidad de corregir problemas internos antes de que crezcan y se hagan públicos.
Casos reales y beneficios comprobados
Empresas que ya han implementado su canal conforme a la ley han reportado:
- Disminución de conflictos internos y absentismo.
- Mejora de la reputación corporativa ante clientes, proveedores e inversores.
- Cumplimiento reforzado ante auditorías internas y externas.
En especial, sectores como la sanidad privada, construcción, finanzas y consultoría están viendo cómo este canal se convierte en una ventaja competitiva.
Consejos para garantizar el éxito del canal
- Externaliza la gestión si no cuentas con recursos internos cualificados. Existen proveedores especializados que garantizan legalidad, anonimato y confidencialidad.
- Revisa y actualiza el canal al menos una vez al año.
- Crea una política de comunicación interna clara y transparente.
- Garantiza medidas reales de protección al denunciante.
¿Necesitas ayuda? Existen soluciones para todos
Existen soluciones tecnológicas externas, automatizadas y personalizadas que garantizan el cumplimiento de la Ley 2/2023. Si tu empresa aún no tiene el canal, o no sabes si el actual cumple los requisitos, lo ideal es consultar con un experto en compliance o protección de datos. Así evitarás sanciones y protegerás lo más valioso: tu equipo y tu reputación.
