La subcontratación en hostelería es una práctica habitual. Hoteles, restaurantes, empresas de catering, espacios para eventos y organizadores recurren con frecuencia a proveedores externos para cubrir determinados servicios o reforzar operaciones concretas.
Puede externalizarse, por ejemplo:
- personal para eventos;
- limpieza;
- seguridad;
- montaje y desmontaje;
- transporte;
- servicios audiovisuales;
- lavandería;
- determinadas actividades de restauración;
- mantenimiento.
Subcontratar puede aportar flexibilidad, especialización y capacidad para atender picos de demanda. El problema aparece cuando la empresa considera que externalizar un servicio significa también externalizar todas las responsabilidades.
No funciona así.
La legislación laboral establece obligaciones específicas para las empresas que contratan o subcontratan servicios. Dependiendo del tipo de actividad, pueden existir responsabilidades salariales y de Seguridad Social, obligaciones de prevención de riesgos y riesgos de cesión ilegal de trabajadores cuando la empresa contratada se limita realmente a proporcionar mano de obra.
El artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores regula las contratas y subcontratas de obras o servicios correspondientes a la propia actividad. Entre otras obligaciones, exige comprobar determinadas circunstancias relacionadas con la Seguridad Social y establece supuestos de responsabilidad solidaria de la empresa principal.
Desde 360Laboral analizamos qué debe controlar una empresa hostelera antes de subcontratar catering, personal para eventos u otros servicios y qué prácticas pueden terminar provocando sanciones o reclamaciones laborales.
¿Qué significa la subcontratación en hostelería?
Existe subcontratación cuando una empresa encarga a otra la realización de una obra o servicio.
Por ejemplo:
Un hotel organiza una celebración y contrata una empresa especializada en producción audiovisual.
Un espacio de eventos contrata una empresa externa para realizar el catering.
Un restaurante contrata una empresa para realizar determinadas labores de limpieza.
Una compañía de catering recurre a otro proveedor para transportar equipos y mercancías.
En todos estos casos existe una relación mercantil entre empresas.
Pero detrás de esa relación pueden trabajar personas contratadas laboralmente por cada una de ellas.
Es ahí donde aparecen muchas de las obligaciones legales.
Subcontratar no es lo mismo que contratar trabajadores
Esta diferencia es fundamental.
Cuando una empresa contrata un servicio externo, debería estar contratando el resultado de una actividad desarrollada por otra organización empresarial.
Por ejemplo:
“Contratamos a la empresa X para prestar el servicio de limpieza del recinto.”
La empresa contratista debería organizar:
- sus trabajadores;
- supervisión;
- horarios dentro de lo pactado;
- medios;
- procedimientos.
El problema aparece cuando el acuerdo funciona realmente así:
“Necesito diez camareros y yo les digo directamente qué hacen, cuándo entran, cuándo salen y cómo trabajan.”
En determinadas circunstancias, ya no estaríamos ante una verdadera prestación empresarial autónoma, sino ante una mera puesta a disposición de trabajadores.
Y ahí puede aparecer el riesgo de cesión ilegal.
El principal riesgo: la cesión ilegal de trabajadores
El artículo 43 del Estatuto de los Trabajadores establece que la contratación de personas para cederlas temporalmente a otra empresa solo puede realizarse, con carácter general, a través de empresas de trabajo temporal debidamente autorizadas.
La norma considera que puede existir cesión ilegal cuando, entre otras situaciones:
- el contrato se limita a poner trabajadores a disposición de otra empresa;
- la empresa cedente carece de organización propia y estable;
- no dispone de los medios necesarios;
- no ejerce realmente las funciones propias de empresario.
Esta cuestión es especialmente importante en catering y eventos.
Ejemplo de una subcontratación correcta
Imaginemos un hotel que celebra una boda.
Contrata una empresa especializada para gestionar el servicio audiovisual.
La empresa externa:
- aporta sus técnicos;
- lleva sus equipos;
- designa un responsable;
- organiza el montaje;
- dirige a sus trabajadores;
- responde del resultado.
El hotel puede indicar:
- horarios del evento;
- ubicación;
- necesidades;
- normas del establecimiento.
Pero la organización del personal contratado sigue correspondiendo a su empresa.
Este modelo tiene una lógica empresarial clara.
Ejemplo de riesgo de cesión ilegal
Ahora imaginemos que un restaurante necesita ocho camareros para un evento.
Contrata a una empresa que simplemente envía ocho personas.
Al llegar:
- el jefe de sala del restaurante reparte las mesas;
- decide los descansos;
- da todas las órdenes;
- autoriza salidas;
- controla directamente a cada trabajador;
- la empresa contratada no tiene ningún coordinador;
- no aporta organización ni estructura.
El proveedor se limita prácticamente a facturar las horas realizadas por cada persona.
Este escenario presenta un riesgo mucho mayor.
No importa únicamente cómo se haya titulado el contrato mercantil.
La realidad de la prestación tiene una importancia decisiva.
La empresa contratista debe ejercer como verdadera empresa
Para reducir este riesgo, el proveedor debería disponer de autonomía real.
Esto puede reflejarse en elementos como:
- responsable propio;
- trabajadores propios;
- capacidad organizativa;
- procedimientos;
- medios;
- dirección efectiva.
El cliente puede exigir un determinado resultado.
Por ejemplo:
“Necesitamos que todas las mesas estén atendidas conforme a estos estándares.”
Pero debería evitar asumir la dirección laboral ordinaria de cada trabajador externo.
¿Puede el hotel dar instrucciones a trabajadores externos?
Sí puede ser necesario comunicar determinadas instrucciones.
Especialmente sobre:
- seguridad;
- emergencias;
- zonas de acceso;
- reglas del establecimiento;
- coordinación del evento.
Eso no convierte automáticamente la relación en una cesión ilegal.
La cuestión está en distinguir entre coordinar un servicio y ejercer como empleador directo de los trabajadores externos.
Decir:
“Esta salida de emergencia debe permanecer libre.”
no es lo mismo que:
“Hoy tú empiezas a las seis, te vas a las dos, descansas cuando yo diga y mañana cambias de turno.”
Responsabilidad de la empresa principal
Otro error frecuente consiste en pensar que si los trabajadores pertenecen a otra empresa, cualquier incumplimiento corresponde exclusivamente a esa compañía.
El artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores establece un régimen específico cuando se contratan o subcontratan obras o servicios correspondientes a la propia actividad de la empresa principal.
En estos casos pueden existir responsabilidades sobre determinadas obligaciones:
- salariales;
- Seguridad Social.
La empresa principal responde solidariamente, en los términos previstos legalmente, de determinadas obligaciones generadas durante la contrata.
¿Qué significa “propia actividad”?
Esta expresión es una de las cuestiones más complejas de la subcontratación.
No existe una lista sencilla que permita afirmar automáticamente qué servicio es propia actividad en cualquier empresa.
La jurisprudencia analiza cada situación.
El propio BOE recoge estudios jurisprudenciales donde se destaca que “propia actividad” es un concepto jurídico indeterminado y que su aplicación depende de la realidad de cada supuesto.
Por ejemplo, deberá analizarse de manera diferente:
- externalizar la limpieza de una oficina administrativa;
- externalizar el servicio de restauración de un establecimiento cuya actividad principal consiste precisamente en ofrecer comida.
La calificación tiene consecuencias importantes.
Por ello, cuando existen dudas conviene revisar el caso concreto antes de firmar la contrata.
Catering subcontratado en un evento
Un ejemplo frecuente es un espacio de celebración que trabaja con empresas externas de catering.
En este caso pueden intervenir:
- empresa propietaria del espacio;
- organizador;
- empresa de catering;
- personal audiovisual;
- seguridad;
- montaje;
- músicos;
- fotógrafos.
Cada empresa tiene sus trabajadores.
El hecho de que todos estén realizando su actividad simultáneamente en el mismo lugar genera necesidades importantes de coordinación.
Especialmente en prevención de riesgos laborales.
Coordinación de actividades empresariales
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales establece que cuando trabajadores de dos o más empresas desarrollen actividades en un mismo centro deben cooperar en la aplicación de la normativa preventiva.
Esta obligación se conoce habitualmente como Coordinación de Actividades Empresariales (CAE).
El objetivo es evitar que los riesgos de una empresa afecten a trabajadores de otra.
En eventos resulta especialmente importante.
Ejemplo de riesgo durante el montaje de un evento
Imaginemos que durante la preparación de una boda coinciden:
- catering;
- empresa de sonido;
- decoración;
- personal del hotel.
La empresa audiovisual está instalando estructuras elevadas.
Al mismo tiempo, el catering introduce carros y mercancía por la misma zona.
Puede existir riesgo de:
- caída de objetos;
- golpes;
- circulación;
- cables;
- cargas.
Cada empresa puede haber evaluado correctamente sus propios trabajos.
Pero el problema aparece por la interacción entre ellos.
Precisamente eso debe gestionar la coordinación preventiva.
Qué debe hacer el titular del centro
Cuando varias empresas trabajan en un mismo centro, el empresario titular debe facilitar información e instrucciones sobre los riesgos existentes, medidas preventivas y emergencias que puedan afectar a las demás empresas.
Por ejemplo, un hotel puede informar a proveedores sobre:
- salidas de emergencia;
- zonas restringidas;
- rutas para mercancías;
- riesgos existentes;
- puntos de reunión.
Cada empresa debe después trasladar la información necesaria a sus trabajadores.
Qué ocurre cuando se subcontrata la propia actividad
Cuando la empresa principal contrata o subcontrata actividades correspondientes a su propia actividad y que se realizan en su propio centro, existe además un deber específico de vigilancia preventiva.
El Real Decreto 171/2004 establece comprobaciones relacionadas con:
- evaluación de riesgos;
- planificación preventiva;
- formación e información;
- medios de coordinación.
Por tanto, no basta con enviar un correo diciendo:
“Cada proveedor es responsable de sus empleados.”
La CAE no debe convertirse en una colección de PDF
En muchas empresas, la coordinación preventiva se ha convertido en una plataforma donde los proveedores deben subir numerosos documentos.
Esto puede ser útil.
Pero completar cien casillas no garantiza por sí mismo una coordinación efectiva.
El INSST explica que la CAE debe considerar los riesgos propios de cada empresa, los existentes en el centro y los generados por la concurrencia entre actividades.
La pregunta importante es:
¿Qué puede ocurrir cuando estas empresas trabajan juntas?
Qué documentación conviene comprobar antes de contratar
La documentación dependerá del tipo de servicio, pero una empresa puede establecer un procedimiento de homologación de proveedores.
Puede incluir:
- identificación empresarial;
- Seguro Social;
- seguro de responsabilidad;
- prevención;
- formación;
- trabajadores asignados;
- maquinaria o equipos cuando proceda.
Cuando exista propia actividad, deberá prestarse especial atención a las comprobaciones previstas por la normativa.
Certificación de Seguridad Social
El artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores establece que las empresas que contraten o subcontraten actividades correspondientes a su propia actividad deben comprobar que la contratista se encuentra al corriente en el pago de cuotas de la Seguridad Social en los términos previstos en el propio artículo.
No conviene dejar esta comprobación para cuando ya ha comenzado el servicio.
Debe formar parte del proceso previo de contratación.
Responsabilidad salarial
Cuando resulta aplicable el régimen del artículo 42, la empresa principal puede responder solidariamente de determinadas obligaciones salariales asumidas por contratistas y subcontratistas durante la vigencia de la contrata, dentro del periodo de responsabilidad previsto legalmente.
Esto significa que una mala elección del proveedor puede terminar afectando económicamente al cliente.
Por ejemplo, si la contratista deja salarios pendientes, la situación puede no quedar limitada exclusivamente a dicha empresa.
Responsabilidad en Seguridad Social
El régimen de responsabilidad también alcanza determinadas obligaciones de Seguridad Social.
El Estatuto de los Trabajadores contempla responsabilidad solidaria durante los tres años siguientes a la finalización del encargo respecto de determinadas obligaciones contraídas durante la vigencia de la contrata, salvo las particularidades y exoneraciones previstas legalmente.
Por eso la solvencia laboral del proveedor es tan importante como su precio.
Elegir proveedor únicamente por precio puede salir caro
Imaginemos dos empresas de catering.
Empresa A
Oferta: 8.000 euros.
Dispone de:
- plantilla estable;
- responsable;
- prevención;
- documentación;
- experiencia.
Empresa B
Oferta: 5.500 euros.
No explica:
- quién trabajará;
- cómo organizará el servicio;
- quién dirige;
- qué contratación utiliza.
Elegir automáticamente la segunda puede generar un ahorro aparente de 2.500 euros.
Pero si existe:
- cesión ilegal;
- trabajadores sin alta;
- salarios impagados;
- accidente;
el coste puede multiplicarse.
Empresas de trabajo temporal y catering no son lo mismo
También conviene distinguir entre contratar un servicio y acudir a una ETT.
Una empresa de trabajo temporal autorizada puede poner trabajadores temporalmente a disposición de otra empresa dentro del marco legal correspondiente.
Una empresa ordinaria de catering no debería funcionar simplemente como una ETT encubierta.
Si se contrata catering, debería existir realmente:
- organización;
- servicio;
- dirección empresarial.
Si lo que se necesita es únicamente personal temporal puesto a disposición del cliente, deberá analizarse cuál es la fórmula laboral adecuada.
Contratación para eventos puntuales
Los eventos generan picos de actividad.
Por ejemplo:
- bodas;
- congresos;
- festivales;
- celebraciones de empresa;
- temporada navideña.
Una empresa puede tener una plantilla suficiente durante la actividad ordinaria y necesitar refuerzos para un día concreto.
Antes de externalizar automáticamente, debería analizar alternativas como:
- contratación laboral directa;
- ETT;
- empresa especializada en un servicio completo.
Cada opción tiene implicaciones diferentes.
Encadenar proveedores no elimina responsabilidades
A veces existen varias capas.
Por ejemplo:
Hotel → empresa organizadora → catering → proveedor de personal.
Cuantos más niveles existen, mayor puede ser la dificultad para conocer:
- quién contrata;
- quién dirige;
- quién paga;
- quién previene.
La empresa debería conocer claramente la estructura antes de permitir que los trabajadores comiencen.
Una cadena contractual compleja no debería utilizarse para ocultar quién ejerce realmente como empresario.
Autónomos en eventos
También es habitual contratar profesionales autónomos.
Por ejemplo:
- DJ;
- fotógrafo;
- decorador;
- técnico.
La relación debe ser realmente autónoma.
Si una persona trabaja como cualquier empleado:
- bajo horario;
- dirección;
- integración;
- dependencia;
puede existir riesgo de falsa autonomía.
La factura por sí sola no determina la naturaleza real de la relación.
Subcontratación de camareras de pisos
Aunque el tema es especialmente conocido en hoteles, merece una consideración específica.
La externalización de servicios de pisos debe analizar:
- convenio aplicable;
- organización;
- propia actividad;
- condiciones laborales;
- prevención.
El Estatuto de los Trabajadores establece actualmente reglas específicas sobre el convenio aplicable a las empresas contratistas y subcontratistas, con las particularidades previstas por la negociación colectiva.
Por tanto, el ahorro no debería basarse en utilizar artificialmente un convenio menos favorable para un servicio cuya regulación legal indique otra cosa.
Qué convenio debe aplicar la contratista
Esta cuestión puede ser compleja.
Tras la reforma laboral, el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores establece reglas sobre el convenio colectivo aplicable a las empresas contratistas y subcontratistas.
En términos generales, debe analizarse el convenio sectorial correspondiente a la actividad desarrollada en la contrata, salvo las excepciones previstas legalmente.
No debería darse por hecho que la contratista puede aplicar cualquier convenio únicamente porque así figure en su objeto social.
Clasificación profesional y salarios
La empresa contratista es responsable de gestionar laboralmente a su plantilla.
Debe aplicar correctamente:
- convenio;
- grupo profesional;
- salario;
- jornada;
- descansos.
La principal no debería dirigir directamente estas cuestiones.
Pero si existen incumplimientos dentro de una contrata a la que se aplica el régimen de responsabilidad legal, el problema puede terminar afectándola.
Esto refuerza la importancia de trabajar con proveedores solventes.
Trabajadores sin alta
Permitir trabajar en un evento a personas sin alta representa un riesgo muy serio.
La empresa contratista debe gestionar a sus propios trabajadores.
Pero la principal no debería ignorar señales evidentes de irregularidad.
Por ejemplo:
- aparecen personas distintas a las comunicadas;
- nadie puede identificar qué empresa las contrata;
- no existe responsable;
- el proveedor cambia constantemente de trabajadores sin documentación.
Cuando aparecen señales de alerta, conviene paralizar la incorporación hasta aclararlas.
Control de acceso en eventos
Una buena práctica es disponer de un listado por empresa.
Por ejemplo:
Catering
- responsable;
- trabajadores.
Audiovisuales
- responsable;
- técnicos.
Decoración
- responsable;
- personal.
Esto facilita:
- prevención;
- emergencias;
- coordinación.
También permite evitar que accedan personas que no han sido previamente autorizadas.
¿Quién controla el horario de los trabajadores externos?
Su empresa empleadora debe mantener sus obligaciones de registro de jornada.
La empresa principal puede necesitar conocer los horarios operativos del servicio.
Pero eso no significa necesariamente asumir la gestión laboral individual.
Por ejemplo, el hotel puede acordar:
“El servicio debe estar operativo entre las 18:00 y las 02:00.”
Después, la contratista organiza su plantilla conforme a la normativa laboral.
Esto es diferente de gestionar personalmente los fichajes y descansos de cada empleado externo como si perteneciera al hotel.
Horas extraordinarias durante eventos
Los eventos pueden alargarse.
Una boda prevista hasta las 02:00 puede terminar a las 03:30.
Este tipo de situaciones debe anticiparse contractualmente.
La empresa contratista debe organizar:
- jornada;
- descansos;
- horas extraordinarias cuando procedan.
El cliente debería comunicar las ampliaciones a través del responsable de la empresa contratada.
No resolverlo directamente con cada trabajador.
Cambios de última hora
Uno de los mayores riesgos de los eventos es la improvisación.
Por ejemplo:
“Añade cinco trabajadores esta noche.”
Este cambio aparentemente sencillo puede exigir:
- altas;
- documentación;
- información preventiva;
- coordinación.
La urgencia comercial no elimina las obligaciones laborales.
Por ello, los proveedores deberían disponer de un procedimiento para refuerzos de última hora.
Prevención en catering
El personal de catering está expuesto a riesgos como:
- cortes;
- quemaduras;
- cargas;
- resbalones;
- calor;
- productos de limpieza;
- transporte de carros.
Además pueden añadirse los riesgos específicos del establecimiento.
Por ejemplo:
- montajes;
- escaleras;
- circulación de vehículos.
La coordinación debe contemplar ambos tipos.
Seguridad alimentaria
La externalización tampoco elimina las obligaciones relacionadas con seguridad alimentaria.
Cuando participan varias empresas debe quedar claro quién se responsabiliza de:
- elaboración;
- transporte;
- temperaturas;
- conservación;
- servicio;
- trazabilidad.
Los contratos deberían definir estas responsabilidades.
Un error durante el evento puede afectar a todas las empresas implicadas y a la reputación del establecimiento.
Alérgenos
Los eventos presentan un reto importante porque pueden existir muchos comensales con necesidades diferentes.
La empresa de catering debe disponer de procedimientos para gestionar la información sobre alérgenos.
Pero también debe existir coordinación con:
- organizador;
- espacio;
- cliente.
Las comunicaciones deben evitar ambigüedades.
Una petición específica no debería transmitirse mediante mensajes informales sin identificación clara del comensal o mesa.
Seguro de responsabilidad civil
Antes de contratar un proveedor conviene comprobar qué cobertura dispone.
Especialmente en actividades con riesgo de:
- daños;
- accidentes;
- mercancías;
- instalaciones.
El seguro no sustituye el cumplimiento legal.
Pero puede resultar esencial cuando aparece un incidente.
Debe comprobarse también que la cobertura corresponde realmente a la actividad contratada.
Protección de datos
La subcontratación puede implicar además intercambio de datos personales.
Por ejemplo:
- listados de trabajadores;
- nombres de invitados;
- alergias;
- datos de contacto.
Cada empresa debería acceder únicamente a la información que necesita.
En determinados casos puede ser necesario regular contractualmente el tratamiento de datos.
No conviene intercambiar información sensible mediante grupos informales sin control.
Subcontratación y control mediante aplicaciones
Muchos hoteles y empresas de eventos utilizan plataformas donde los proveedores cargan documentación.
Pueden controlar:
- seguros;
- trabajadores;
- prevención;
- autorizaciones.
Estas herramientas pueden mejorar mucho la gestión.
Pero no sustituyen la revisión jurídica del modelo de contratación.
Una empresa puede tener todos sus documentos cargados y, aun así, existir cesión ilegal si en la práctica no organiza a sus trabajadores.
Cómo redactar mejor el contrato mercantil
El contrato debería describir claramente:
- servicio;
- duración;
- precio;
- responsabilidades;
- medios;
- interlocutores;
- prevención;
- tratamiento de incidencias.
También puede establecer que la contratista mantiene:
- dirección;
- organización;
- facultades empresariales sobre su plantilla.
Sin embargo, escribirlo no basta.
Debe cumplirse en la práctica.
Un contrato perfecto no corrige una realidad en la que el cliente dirige diariamente a los trabajadores externos.
Nombrar interlocutores
Una medida muy sencilla es establecer responsables.
Empresa principal
Responsable del evento.
Empresa de catering
Responsable de catering.
Empresa audiovisual
Coordinador técnico.
Las instrucciones deberían circular principalmente entre estos interlocutores.
Esto reduce el riesgo de que los responsables del hotel den órdenes contradictorias directamente a trabajadores de diferentes empresas.
Cómo gestionar una incidencia
Por ejemplo:
Un camarero externo está incumpliendo una norma de funcionamiento.
En lugar de ordenar directamente una sanción o expulsión como si fuera empleado propio, el responsable del hotel puede dirigirse al coordinador del catering:
“Necesitamos que corrijáis inmediatamente esta situación.”
La empresa empleadora decide cómo gestionar laboralmente a su trabajador.
Naturalmente, si existe un riesgo inmediato para la seguridad, deben adoptarse las medidas necesarias para evitarlo.
La empresa principal sí puede exigir estándares
Autonomía empresarial no significa falta de control comercial.
El cliente puede exigir:
- calidad;
- puntualidad;
- vestimenta acordada;
- cumplimiento del contrato;
- seguridad.
También puede evaluar el resultado.
Lo importante es diferenciar:
controlar el servicio
de
dirigir laboralmente a cada persona.
Esta frontera debe estar clara para mandos y responsables de eventos.
Formación de los responsables internos
Muchos problemas de cesión ilegal no nacen en la dirección.
Aparecen durante el evento.
Un jefe de sala puede pensar:
“Como están trabajando aquí, mando yo sobre todos.”
Por eso conviene formar a:
- responsables de sala;
- coordinadores;
- directores de hotel;
- responsables de eventos.
Deben saber qué instrucciones pueden transmitir y cuáles deben gestionar mediante el responsable del proveedor.
Revisar al proveedor antes de contratar
Una pequeña evaluación previa puede evitar muchos problemas.
Conviene preguntar:
- ¿Cuánto tiempo lleva operando?
- ¿Tiene plantilla?
- ¿Quién supervisará el servicio?
- ¿Cómo organiza los turnos?
- ¿Qué medios aporta?
- ¿Qué prevención tiene?
- ¿Puede acreditar estar al corriente?
Las respuestas permiten detectar proveedores que únicamente funcionan como intermediarios de mano de obra.
Señales de alerta
Conviene revisar especialmente situaciones como:
- precios extraordinariamente bajos;
- ausencia de responsables;
- trabajadores que desconocen quién los contrata;
- proveedor sin estructura visible;
- facturación exclusivamente por hora/persona;
- cliente organizando individualmente a todos los trabajadores;
- documentación incompleta.
Ningún indicio aislado determina automáticamente una ilegalidad.
Pero varios juntos deberían generar una revisión.
Qué puede ocurrir si existe cesión ilegal
El Estatuto de los Trabajadores establece responsabilidad solidaria entre empresa cedente y cesionaria respecto de determinadas obligaciones laborales y de Seguridad Social.
También pueden existir otras responsabilidades.
Además, los trabajadores afectados pueden ejercer los derechos previstos legalmente respecto de su situación laboral.
Por eso es uno de los riesgos más graves de una externalización mal diseñada.
Las sanciones laborales pueden ser elevadas
Los incumplimientos relacionados con contratación, Seguridad Social, prevención o cesión ilegal pueden generar sanciones administrativas importantes.
Además del importe de la multa pueden aparecer:
- cuotas;
- salarios;
- reclamaciones;
- recargos;
- indemnizaciones.
El daño reputacional también puede ser especialmente importante para hoteles y empresas de eventos.
Una noticia relacionada con trabajadores irregulares puede afectar directamente a clientes y colaboradores.
Subcontratar no siempre es la mejor opción
Antes de contratar un proveedor externo conviene preguntarse:
¿Qué necesitamos realmente?
Si existe una necesidad estable durante todo el año, quizá tenga más sentido reforzar la plantilla propia.
Si existe un evento extraordinario, puede tener sentido utilizar una solución temporal.
Si se necesita una actividad muy especializada, una empresa externa puede ser ideal.
La subcontratación debe responder a una necesidad empresarial real.
No utilizarse automáticamente para reducir obligaciones laborales.
Catering integral frente a contratación de personal
Esta distinción resulta especialmente útil.
Catering integral
El proveedor puede asumir:
- cocina;
- personal;
- logística;
- servicio;
- coordinación.
Existe una actividad empresarial completa.
Suministro de camareros
La empresa únicamente proporciona personas que serán organizadas completamente por el cliente.
El segundo modelo merece una revisión jurídica mucho mayor si no se articula mediante una fórmula legal adecuada.
Eventos celebrados fuera del centro habitual
La coordinación también debe analizarse cuando el evento se realiza en:
- finca;
- palacio;
- recinto;
- espacio alquilado.
Debe determinarse quién es:
- titular del centro;
- principal;
- contratista.
Estas figuras no siempre coinciden.
Por ejemplo, la empresa organizadora puede contratar proveedores, pero el espacio pertenecer a otra sociedad.
Las obligaciones deben definirse antes del montaje.
Eventos de gran tamaño
En festivales, congresos o grandes celebraciones pueden trabajar numerosas empresas.
Cuanto mayor sea la concurrencia, más importante resulta utilizar:
- acreditaciones;
- responsables;
- horarios;
- planos;
- reuniones de coordinación.
La improvisación que puede funcionar en una pequeña cena resulta peligrosa cuando participan cientos de trabajadores.
Reunión previa al evento
Para operaciones complejas puede realizarse una reunión previa con los responsables de cada empresa.
Puede revisarse:
- horarios;
- accesos;
- montaje;
- emergencias;
- riesgos;
- retirada.
La reunión no tiene que convertirse en un procedimiento burocrático enorme.
El objetivo es que todos sepan:
quién hace qué y cuándo.
Checklist antes de subcontratar un servicio
Antes de firmar conviene comprobar:
- Servicio claramente definido.
- Empresa con organización real.
- Responsable propio del proveedor.
- Documentación laboral y preventiva adecuada.
- Situación de Seguridad Social cuando proceda.
- Seguro de responsabilidad.
- Convenio analizado.
- Procedimiento CAE.
- Forma de comunicar instrucciones.
- Protocolo de incidencias.
- Límites claros entre coordinación y dirección laboral.
Checklist antes de comenzar el evento
Antes de la entrada de trabajadores externos:
- Confirmar empresas participantes.
- Confirmar responsables.
- Comprobar accesos.
- Intercambiar información preventiva.
- Revisar emergencias.
- Confirmar horarios operativos.
- Revisar cambios de última hora.
- Identificar actividades simultáneas incompatibles.
Checklist durante el evento
Durante la prestación:
- Comunicar instrucciones mediante responsables.
- Vigilar riesgos compartidos.
- Documentar incidencias relevantes.
- No asumir directamente la gestión laboral del proveedor.
- Corregir inmediatamente riesgos graves.
- Mantener actualizados los accesos.
Error frecuente: pensar “son externos, no es problema mío”
Es probablemente el error más peligroso.
La legislación española establece expresamente deberes de cooperación preventiva cuando coinciden varias empresas.
Además, cuando existe propia actividad pueden aparecer:
- vigilancia preventiva;
- responsabilidad salarial;
- responsabilidad de Seguridad Social.
Externalizar no significa desentenderse.
Error frecuente: dirigir a todos como una única plantilla
En un evento es muy fácil que esto ocurra.
La rapidez puede llevar a que una única persona empiece a organizar directamente:
- empleados propios;
- catering externo;
- azafatas;
- personal técnico.
Operativamente parece sencillo.
Jurídicamente puede desdibujar completamente las empresas que existen detrás.
La organización debe respetar los interlocutores de cada proveedor.
Error frecuente: contratar proveedores sin estructura
Un proveedor debería ser capaz de explicar:
- quién dirige;
- cómo trabaja;
- qué medios utiliza.
Cuando su única respuesta es:
“Dime cuántas personas quieres y te las mando”,
conviene analizar con mucho cuidado qué servicio se está contratando realmente.
Error frecuente: comprobar documentación una sola vez
Las contratas recurrentes pueden durar meses o años.
Durante ese tiempo pueden caducar:
- seguros;
- formaciones;
- documentos.
Los sistemas de homologación deberían establecer revisiones periódicas.
Especialmente antes de grandes campañas.
El papel de una asesoría laboral
La subcontratación combina cuestiones mercantiles, laborales y preventivas.
Una asesoría laboral puede ayudar a analizar:
- aplicación del artículo 42;
- riesgos de cesión ilegal;
- convenio;
- contratación;
- responsabilidades salariales;
- Seguridad Social.
La parte preventiva debe coordinarse además con el servicio de prevención correspondiente.
La revisión previa suele ser mucho más sencilla que intentar corregir una relación cuando ya se han producido reclamaciones.
360Laboral: apoyo para empresas hosteleras
En 360Laboral colaboramos con hoteles, restaurantes, empresas de catering y otros negocios hosteleros.
Ayudamos a gestionar:
- contratación;
- nóminas;
- Seguridad Social;
- convenios;
- jornadas;
- campañas;
- subcontratación laboral.
Nuestro objetivo es que las empresas puedan organizar picos de actividad y servicios externos sin perder el control de sus obligaciones laborales.
Una buena subcontratación aporta flexibilidad.
Una mala subcontratación puede generar exactamente lo contrario: costes, reclamaciones y sanciones.
Conclusión
La subcontratación es una herramienta completamente habitual en hostelería, catering y eventos. Puede permitir incorporar servicios especializados, responder a temporadas de mayor demanda y organizar operaciones complejas.
Pero debe existir una verdadera empresa detrás del proveedor. La principal señal de riesgo aparece cuando la contratista deja de organizar su servicio y se limita a enviar trabajadores para que el cliente los dirija como si fueran propios.
El artículo 43 del Estatuto de los Trabajadores identifica precisamente la mera puesta a disposición de trabajadores, la falta de organización empresarial o la ausencia de ejercicio real de las funciones empresariales como circunstancias vinculadas a la cesión ilegal. Además, cuando la contrata corresponde a la propia actividad de la empresa principal, el artículo 42 puede generar obligaciones y responsabilidades adicionales en materia salarial y de Seguridad Social.
La prevención tampoco puede externalizarse completamente. Cuando trabajadores de diferentes empresas coinciden en un establecimiento, existe obligación de cooperación y coordinación preventiva. Y cuando se contrata propia actividad dentro del centro de trabajo, la empresa principal debe realizar determinadas comprobaciones adicionales.
Para reducir riesgos, hoteles, restaurantes y organizadores deberían trabajar con proveedores que tengan:
- estructura real;
- responsables propios;
- personal correctamente gestionado;
- procedimientos preventivos;
- documentación actualizada.
También deben formar a sus propios mandos para que sepan diferenciar entre coordinar el resultado del servicio y dirigir laboralmente a los trabajadores externos.
En 360Laboral ayudamos a las empresas hosteleras a revisar su organización laboral y sus modelos de contratación para que puedan utilizar la subcontratación con mayor seguridad jurídica.
FAQ´s
¿Se puede subcontratar personal para un evento?
Puede contratarse una empresa para prestar un servicio, pero debe analizarse cómo se organiza realmente la actividad. Si únicamente se ponen trabajadores a disposición del cliente, puede aparecer un riesgo de cesión ilegal salvo que se utilice la fórmula legal correspondiente.
¿Qué es la cesión ilegal de trabajadores?
Es una situación regulada por el artículo 43 del Estatuto de los Trabajadores que puede existir cuando una empresa se limita a poner trabajadores a disposición de otra o carece de organización propia y real.
¿Qué es la propia actividad?
Es un concepto utilizado por el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores cuya aplicación depende de las características concretas de cada servicio y empresa.
¿Puede la empresa principal responder por salarios impagados?
Cuando resulta aplicable el artículo 42, puede existir responsabilidad solidaria por determinadas obligaciones salariales de contratistas y subcontratistas.
¿Puede responder por deudas de Seguridad Social?
Sí, en los supuestos y durante los periodos establecidos por el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores.
¿Hay que comprobar que el proveedor está al corriente con la Seguridad Social?
En contratas y subcontratas correspondientes a la propia actividad, el artículo 42 contempla expresamente esta comprobación en los términos establecidos legalmente.
¿Qué es la CAE?
Es la Coordinación de Actividades Empresariales que debe realizarse cuando trabajadores de diferentes empresas coinciden y sus actividades pueden afectar mutuamente a la seguridad.
¿Es lo mismo una empresa de catering que una ETT?
No. Una ETT autorizada puede poner trabajadores temporalmente a disposición de otra empresa bajo su regulación específica. Una empresa ordinaria debe prestar un verdadero servicio empresarial.
¿Qué documentación debería solicitarse a un proveedor?
Dependerá de la actividad, pero puede incluir documentación empresarial, Seguridad Social cuando proceda, prevención, seguro y documentación de trabajadores o equipos necesarios.
¿Los autónomos también participan en la CAE?
Sí. El Real Decreto 171/2004 contempla expresamente la aplicación de los deberes de cooperación e información también a los trabajadores autónomos concurrentes.
¿Cómo reducir el riesgo al subcontratar?
Trabajando con proveedores con organización real, formalizando correctamente los contratos, respetando la autonomía empresarial, realizando las comprobaciones laborales necesarias y manteniendo una coordinación preventiva efectiva.
¿Cómo puede ayudar una asesoría laboral?
Puede revisar el modelo de subcontratación, el convenio aplicable, las responsabilidades del artículo 42, la posible cesión ilegal y la documentación laboral necesaria.
